如何开会？

任甲林

   看到题目可能大家觉得不值一提，开会？谁不会。可是下面的问题，您可能会经常遇到： 
 会议开始的时间到了，会议室仍然被其他人员占用，没有会场地；
 会议开始的时间到了，投影仪无法正确连接；
 需要打印出来的材料没有打印出来；
 与会人员需要在白板上表达自己的思想时，却发现白板笔无法书写；
 主要发言人讲的很差，如：
进行设计评审时，主讲人根本就没有将思想能够清楚地表达出来
 会议失去控制，跑题严重
 与会人员迟到，会议推迟
 在开会过程中人进人出，会议混乱
 会议开完了，大家各奔东西，没有人整理会议纪要，达成的意见没有记录。
 会议开完了，发现没有开会的必要，可开可不开的。
 会议的时间太长，在会议过程中废话太多 
    上述的问题会造成时间的严重浪费，那么如何开好一个会议？流程！需要一个规范的流程作为指导：
1． 确定会议的时间、地点、人物、主题、目标、主持人、会议准备人员
2． 通知与会人员，事先就会议的主题、目标进行沟通，对需要审查的资料事先审查
3． 预定会议室、投影仪、白板、笔记本电脑
4． 打印会议资料，发放下去
5． 接待与会人员，对外地赶来的与会人员安排好接站、住宿、车船票、送站
6． 事先联调设备,确保会议环境良好
7.  如果需要，则对会议的主持人进行开会技巧的培训
8.  会议的变更及时通知相关人员（时间 地点等）
9.  会议要签到
10． 会议中服务：添水、水果与点心、就餐等
11． 会议中控制进度
12．记录会议决议
13．跟踪会议决议的执行
14．总结会议的得失，改进会议的流程
    以上是一个简要的流程，当然在实践中您可以自己来丰富、完善。
    
在上述流程中有一个关键是会议的准备，这是成功的起点，为确保准备的充分，你可以设计一个检查单，来提醒自己，如：
 与会的人员是否都通知到了？ 
 开会前需要准备的设备是否齐全了？如：笔记本 投影仪 白板  白板笔  光笔  录音机 板檫等
 地点是否明确？
 场地的容量是否足够？
 场地的位置摆放是否合理？
 主题是否明确？
 主要发言人是否准备充分了？
 需要发放的资料是否准备齐全了？
 会议资料是否发放到每个人手里了？
 会议的变更是否通知了相关的所有人员？

    好了，你自己试试看！

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